Короткий ответ. Инвентаризация с телефона отличается от инвентаризации с бумагой одним: список идёт с вами и обновляется на месте, а не переписывается вечером в конторе. Нужны три вещи — актуальная ведомость, кто-то, кто физически считает, и решение по расхождениям. Приложение закрывает первую и третью; вторую не заменяет ничто.

Зачем считать, если и так «всё известно»

Инвентаризация нужна не бухгалтерии, а вам: она отвечает на вопрос, насколько учёт разошёлся с реальностью. Пока не пересчитали, любой отчёт показывает то, что записано, а не то, что есть.

Признак, что пора: перед пересчётом хочется «сначала привести данные в порядок». Приводить в порядок нужно ровно то, что разошлось, — значит расхождение уже есть, просто вы его не измерили.

Как часто

• Раз в квартал — если инструмент кочует между объектами.
• Раз в полгода — если всё живёт на одном складе.
• Всегда при смене кладовщика — иначе новый примет чужую недостачу.
• Всегда перед сдачей объекта — пока люди ещё там.

Порядок

1. Выгрузите ведомость — список того, что числится, с графами для отметок. По всему парку или по одному месту: склад и три объекта за один день посчитать не выйдет.
2. Считает не тот, кто ведёт учёт. Человек, который вносил записи, невольно подтверждает собственные данные. Лучше вдвоём: один называет, второй отмечает.
3. Отмечайте по факту, а не по памяти. «Наверное, на объекте» — это не найдено.
4. Разберите расхождения сразу, пока свежо.

Что делать с расхождениями

Недостача. Сначала проверьте очевидное — другие объекты, машины, сменщиков: вещь часто находится в тот же день. Если не нашлась, дальше вопрос документов: взыскать можно только то, что подтверждено бумагой о выдаче — разбор про взыскание.

Излишки. Их не ждут, а они бывают чаще недостач: инструмент купили и не завели, вернули со сданного объекта, принесли из дома. Излишек — не удача, а тот же признак расхождения.

Пересорт. Две одинаковые болгарки, и непонятно, какая чья. Лечится не пересчётом, а инвентарными номерами — своими, а не заводскими: наклейка с номером закрывает вопрос раз и навсегда.

Чем телефон лучше бумаги — и чем нет

Лучше: список всегда актуальный, а не распечатанный вчера; отметка сразу попадает в базу; видно, кто и когда считал; расхождения не переносятся руками.

Не лучше: на телефоне неудобно считать сотни позиций подряд — глаз теряет строку. Для большого склада разумнее печатать ведомость по местам, считать на бумаге и вносить результат потом. Приложение и бумага здесь не спорят.

⚠️ И честно про наш случай: сканирования штрихкодов у нас пока нет — позиции ищутся по названию, номеру или фильтру. Для парка из сотен одинаковых позиций это медленнее сканера.

Если коротко про «КтоВзял»

Приложение выгружает инвентаризационную ведомость — по всему парку или по одному месту, с графами для отметок при пересчёте, в PDF и CSV. В карточке каждой единицы видно, где она числится и вся её история, поэтому расхождение разбирается на месте: понятно, кто брал последним и когда.

Найденный лишним инструмент заводится за минуту, в том числе по фото заводской таблички. Не найденный — списывается с сохранением карточки и истории.

Бесплатный тариф — до 20 инструментов. Данные хранятся на серверах в России.

Скачать приложение · Какие есть отчёты · Поломка, ремонт и списание

Смежные разборы: учёт инструмента на объекте · чем заменить Excel.