Короткий ответ. Объект — это такое же место хранения, как склад, а не «инструмент уехал и пропал из учёта». Заведите каждый объект отдельным местом, отмечайте перемещение при отправке, а не по факту обнаружения, и держите правило: у инструмента всегда есть либо человек, либо место. Отдельная забота — закрытие объекта: инструмент оттуда надо вывезти в учёте раньше, чем физически.

Чем учёт на объекте отличается от склада

На складе инструмент лежит и ждёт. На объекте он работает, и это меняет три вещи.

Инструмент кочует между объектами напрямую. Схема «склад — объект — склад» на практике не соблюдается: с объекта А инструмент едет на объект Б, потому что там он сегодня нужнее. Если учёт умеет только «выдать» и «вернуть», такое перемещение записать нечем — и запись просто не появляется.

На объекте нет кладовщика. Есть прораб, у которого учёт — двадцать пятая задача. Значит операция должна занимать секунды и делаться с телефона, иначе её не сделают.

Объект заканчивается. Склад существует всегда, а объект сдают — и в этот момент выясняется, что там числится инструмент, которого никто не видел два месяца.

Как устроить

1. Каждый объект — отдельное место

Не «на объекте», а «ЖК Северный, корпус 3». Разница видна в первый же раз, когда объектов станет три: «инструмент на объекте» не отвечает ни на один вопрос.

Вагончик на стройке — склад или объект? Смотрите по тому, выдаёте ли вы оттуда. Разбирают утром и сдают вечером — склад, пусть и стоящий на объекте. Просто свозят нужное — объект.

2. Перемещение отмечает тот, кто отправляет

Не тот, кто принимает. Отправляющий знает факт отправки в момент отправки; принимающий узнаёт о поставке, когда машина уже пришла, а половину груза к тому времени разобрали.

3. Различайте «на объекте» и «у человека на объекте»

Это разные состояния, и путать их дорого. Перфоратор, закреплённый за Ивановым, — это ответственность Иванова. Перфоратор, лежащий в бытовке, — ответственность объекта, то есть ничья. Оба состояния законны, но знать, какое из них сейчас, нужно обязательно.

4. Закрывайте объект в учёте до того, как закроете физически

За неделю до сдачи выгрузите список того, что там числится, и пройдите по нему. Всё, что не нашлось, ищется, пока люди ещё на площадке. После сдачи искать будет некому и негде.

Три ошибки, которые повторяются у всех

⚠️ «Отмечу, когда вернётся». Инструмент, уехавший на объект без записи, выпадает из учёта на весь срок работы — то есть ровно на то время, когда вопрос «где он» и возникает.

⚠️ Один общий объект «Стройка». Заводится как временное решение и остаётся навсегда; через полгода в нём триста позиций и ноль пользы.

⚠️ Учёт только дорогого. Логично на бумаге, но пропадает не перфоратор за 30 тысяч, а пятый удлинитель и вторая болгарка: их никто не считает, потому что «мелочь», а за год мелочи набегает на перфоратор.

Что делать со связью

На удалённом объекте интернета может не быть вовсе. Честный ответ: приложению с общей базой связь нужна — иначе двое пользователей разъедутся в данных. Практический обходной путь: отмечать отправку на складе, где связь есть, а не на объекте при получении. Тогда запись появляется вовремя, даже если на площадке связи нет.

Если коротко про «КтоВзял»

В приложении места бывают трёх видов: склады, объекты и сервисные центры. Инструмент перемещается между любыми из них одним действием — с сотрудником или без, — и всегда известно, где он: у человека, на складе, на объекте или в ремонте.

У каждого места своя карточка: что там сейчас лежит и что через него проходило. Адрес объекта показывается на карте. Перед сдачей список выгружается в PDF или CSV.

Бесплатный тариф — до 20 инструментов. Данные хранятся на серверах в России.

Скачать приложение · Про места хранения · Как их завести

Смежные разборы: как контролировать выдачу бригаде · сотрудник не вернул инструмент.