У инструмента есть не только «свободен» и «выдан». Он ломается, уезжает в ремонт, теряется и в конце концов выходит из строя окончательно. Всё это приложение записывает — и ничего при этом не стирает.
Три разных состояния
Их легко перепутать, поэтому коротко:
- Сломан — неисправен, но остаётся в парке. Может быть и на складе, и на руках у сотрудника: пометка не мешает выдаче и не зависит от того, где инструмент.
- В ремонте — физически отсутствует, его чинят. Из работы выведен.
- Списан — конец жизни: потерян, украден или ремонт невозможен. Из активных списков исчезает, но карточка и вся история сохраняются.
Отметить сломанным
В карточке инструмента выберите «Сломан» — появится красная отметка. Инструмент останется там же, где был, и его по-прежнему видно в списках: на главном экране он попадёт в красную группу «сломан».
Когда неисправность устранили, снимите пометку — «Отметить исправным».
Отдельно спрашивается состояние при возврате: принимая инструмент на склад, вы выбираете «Исправен» или «Сломан». Это тот момент, когда предмет физически у вас в руках и его видно.
Отправить в ремонт
Если инструмент увезли чинить — в мастерскую или сервисный центр — отметьте «В ремонт». Он получит фиолетовую отметку «В ремонте» и перестанет считаться доступным: на главном экране появится отдельной группой.
Когда инструмент вернулся из ремонта — «Отремонтирован». Он снова в работе, а в истории останутся обе записи: когда уехал и когда вернулся. Со временем по ним видно, какой инструмент чинят чаще остального.
Списать
Списание — терминальное состояние: инструмент выбыл насовсем.
- В карточке выберите «Списать».
- Укажите причину: «Потерян», «Сломан, ремонт невозможен», «Украден» или «Другое».
- При желании добавьте комментарий — он сохранится в истории.
Приложение честно предупреждает, что произойдёт: «Инструмент скроется из активных списков, но останется в истории».
Что происходит при списании:
- инструмент перестаёт числиться за сотрудником — выдача снимается автоматически;
- он пропадает из списков, карточек сотрудника и объекта, из подсчётов на главной;
- карточка и вся история никуда не деваются;
- кто держал инструмент на момент списания, остаётся зафиксированным в журнале.
Найти списанные можно на вкладке «Инструмент» фильтром «Списанные». Если инструмент нашёлся или списали по ошибке — «Восстановить», он вернётся на склад.
Списание против удаления
Это разные вещи, и путать их дорого:
| Списание | Удаление | |
|---|---|---|
| Что происходит | инструмент скрывается из активных списков | карточка стирается физически |
| История | сохраняется полностью | удаляется вместе с карточкой |
| Обратимо | да, кнопкой «Восстановить» | нет |
| Когда применять | инструмент выбыл: потерян, украден, не подлежит ремонту | карточку завели по ошибке (опечатка, дубль) |
Поэтому у инструмента с историей удаление недоступно — приложение предложит списание. Это не придирка: журнал за прошлые месяцы должен оставаться правдивым, а стирание карточки унесло бы вместе с ней и записи о выдачах.
Частые вопросы
Сломанный инструмент можно выдать? Да. Пометка «сломан» не блокирует выдачу — иногда инструмент передают именно для ремонта. А вот списанный выдать нельзя, пока не восстановите.
Чем «сломан» отличается от «в ремонте»? «Сломан» — состояние предмета: он у вас, но не работает. «В ремонте» — его нет на месте, он у мастера. Инструмент может быть сломан и ждать своей очереди неделями, не находясь при этом в ремонте.
Инструмент украли. Что выбрать? Списание с причиной «Украден». Карточка и история сохранятся — это пригодится в заявлении: там понадобится серийный номер, который есть в паспорте инструмента.
Списал по ошибке — что делать? Включите фильтр «Списанные», откройте карточку и нажмите «Восстановить». Инструмент вернётся на склад, в истории останется запись о восстановлении.