Отчёты нужны не «для отчётности», а чтобы отвечать на конкретные вопросы: что у нас вообще есть, что сейчас на руках, что свободно, куда девался конкретный перфоратор. Поэтому и разложены они по вопросам, а не по типам документов.
Все отчёты выгружаются в двух форматах: PDF — для печати и пересылки, CSV — таблица для Excel.
Что где искать
Вкладка «Отчёты» делится на три части.
Сводные отчёты — про весь парк сразу
| Отчёт | На какой вопрос отвечает |
|---|---|
| Инвентаризационная ведомость | Что у нас есть, у кого и где — полный список для сверки |
| Выдано (на руках) | Что сейчас у сотрудников и у кого именно |
| Свободно (наличие) | Что лежит на складе, по видам инструмента |
| Состояние парка | Сломанное и списанное |
Инвентаризационная ведомость — тот самый документ, который печатают перед пересчётом парка: в нём есть колонки обоих номеров и место для отметок.
По объекту учёта — про одну карточку
Отчёт по инструменту, сотруднику или объекту: история и аналитика по конкретной записи. Здесь же выбирается период.
Журнал движений — про события
Все действия за период: кто, что, когда и с каким инструментом. С фильтрами и поиском, выгружается целиком.
Паспорт и отчёт по инструменту — разные документы
Из карточки инструмента (меню «⋮») выгружаются два документа, и путать их не стоит.
Паспорт инструмента — одна страница, только сам предмет:
- фотографии — общий вид и этикетка;
- категория, производитель, модель;
- оба номера — инвентарный и серийный;
- состояние: исправен, сломан или в ремонте;
- где сейчас — на складе либо у кого и на каком объекте;
- дата заведения.
Незаполненные поля тоже видны, с прочерком: «инвентарный номер: —» — это факт, а не пустое место. Паспорт удобно распечатать, приложить к инструменту или отправить заказчику: в нём нет ни истории, ни статистики, ничего лишнего.
Отчёт по инструменту — та же шапка плюс вся жизнь предмета:
- метрики жизненного цикла: выдач, держателей, дней в работе, дней на складе, дней в ремонте, занятость в процентах, поломок, даты последней выдачи и возврата;
- история владения — таблица «с / по / сколько дней»: у кого и сколько времени инструмент реально находился;
- диаграммы и список событий за выбранный период.
Именно отчёт отвечает на вопросы «этот перфоратор вообще работает или лежит?» и «у кого он задерживается дольше всех».
Полоса под заголовком «Жизненный цикл» показывает соотношение сразу: сколько дней инструмент был в работе, а сколько пролежал на складе. В примере выше — 78 % в работе.
На второй странице — история владения с длительностями, разбивка событий по типам, динамика по датам, «дольше всего держали» и полный журнал событий.
Важное про период
Правило простое, но неочевидное:
- Паспорт и метрики жизненного цикла — всегда за всё время. Иначе «дней у сотрудника» врало бы при выборе периода «месяц».
- События и диаграммы — за выбранный период.
В самом PDF это подписано, чтобы через полгода не пришлось гадать, откуда взялись цифры.
Что важно знать
- Автор действия виден в отчётах. С версии 1.6 в журнальных отчётах есть колонка «Кто» — какой пользователь компании выполнил действие. В срезах состояния (ведомость, сводные) её нет: это снимок парка на момент выгрузки, а не список действий.
- Номера инструмента есть во всех отчётах — и серийный, и инвентарный. Одинаковые перфораторы различимы в выгрузке.
- Журнальные отчёты печатаются в альбомной ориентации — широкие таблицы не рвутся.
- Списанные по умолчанию скрыты. В сводных отчётах есть переключатель «Показывать списанные».
Частые вопросы
Чем PDF отличается от CSV? PDF — готовый документ: шапка, диаграммы, колонтитул с номером страницы. CSV — сырая таблица, её открывают в Excel и считают что угодно своё. Для сверки на объекте берут PDF, для расчётов — CSV.
Как отправить отчёт заказчику? Из окна выгрузки — обычная кнопка «Поделиться»: почта, мессенджер, сохранение в файлы. Отдельно скачивать ничего не нужно.
Нужен документ на один инструмент для передачи в сервис. Это паспорт: в нём есть серийный номер, который спросят в сервисном центре, и фото. Одна страница, распечатывается как есть.
Почему в отчёте по инструменту меньше событий, чем в истории карточки? Скорее всего, выбран короткий период. Метрики при этом всё равно считаются за всё время — а вот список событий ограничен периодом.