Справка
Как подготовить таблицу для импорта
Загрузить можно почти любую таблицу, которую вы уже ведёте, — кабинет сам узнаёт колонки по заголовкам и покажет всё на проверке до загрузки. Но несколько минут подготовки избавят от лишних мест, задвоенных сотрудников и ручной правки потом. Ниже — как устроить таблицу, чтобы она легла с первого раза. Сам процесс загрузки описан в статье Импорт из Excel.
Проще всего — с шаблона
Скачать шаблон (.xlsx) — или на странице импорта в кабинете ссылка «скачайте шаблон». Это готовая таблица, которая загружается без единой правки сопоставления:
- «Как заполнять» — открывается первым: коротко про каждую колонку;
- «Основной склад» и «Объект 1» — листы для заполнения. Каждый лист — одно место: переименуйте «Объект 1» под свой объект, а для других мест скопируйте лист. Колонки «Место» нет — место задаёт название листа;
- «Пример» — заполненные строки на типовые случаи: инструмент на складе, выданный сотруднику, сломанный, несколько одинаковых. При загрузке этот лист не отмечен.
Наведите на заголовок колонки — появится подсказка. В «Категории» и «Состоянии» есть выпадающие списки (свою категорию вписать можно), а в «Кол-во», «Стоимости» и датах Excel не даст ввести лишнего. Пустые листы при загрузке просто не предлагаются.
Если таблица уже есть — переносить её в шаблон не обязательно: ниже — как подготовить свою.
Как выглядит хорошая таблица
Каждый инструмент — строка, каждое свойство — своя колонка. Вот две строки такой таблицы (здесь они развёрнуты: колонки таблицы идут сверху вниз):
| Колонка | Строка 1 | Строка 2 |
|---|---|---|
| Название | Перфоратор | Сварочный аппарат |
| Категория | Перфоратор | Сварочный аппарат |
| Производитель | Makita | Jasic |
| Модель | HR2470 | ARC 200 |
| Серийный номер | 4563217 | |
| Инвентарный номер | ИН-001 | |
| Место | Основной склад | Еловый |
| У кого | Иванов Иван | |
| Состояние | исправен | |
| Кол-во | 1 | 4 |
| Стоимость | 12 500 | 15 000 |
| Дата покупки | 15.03.2026 |
Не обязательно заполнять всё. Нужно одно — чтобы из строки получилось название: колонка «Название» или хотя бы категория, производитель или модель.
Шапка таблицы
- Первая строка листа — заголовки колонок. Не ставьте над таблицей название документа, дату или реквизиты компании: кабинет примет такую строку за заголовки и не узнает колонки. Если шапка нужна для печати — вынесите её на отдельный лист.
- Один заголовок — одна колонка. Без объединённых ячеек и двухэтажных заголовков вроде «Стоимость» с подколонками «за шт.» и «всего».
- Заголовки — словами. «Название», «Модель», «Серийный номер», «Место», «Кол-во» кабинет узнаёт сам. Нестандартные («Ответственный за ТО», «Доп. информация») тоже можно — на шаге сопоставления их отмечают вручную или складывают в заметку.
Одна строка — один инструмент
- По строке на предмет или на одинаковые предметы. Одинаковые — одной строкой с колонкой «Кол-во»: при загрузке можно включить «Завести по карточке на каждую штуку».
- Без строк-разделителей и итогов. Строка «Итого», подзаголовок «Электроинструмент» посреди таблицы или пустые строки с одним номером попадут в проверку — их придётся пропускать. Группы удобнее вести колонкой «Категория» или отдельными листами.
- Объединённых ячеек в данных не нужно. Если одна ячейка «Место» объединена на десять строк, значение увидит только первая строка, остальные девять останутся без места. Впишите место в каждую строку.
- Скрытые строки тоже загрузятся. Если что-то не нужно в учёте — удалите строку, а не скрывайте.
Названия, категории, модели
- Если всё описание в одной ячейке («Дрель-шуруповерт 18В 2Ач ЗУБР ДШЛ-185-22») — ничего страшного: на шаге проверки нажмите «Разобрать названия», и нейросеть сама заполнит категорию, производителя и модель. Но если они у вас уже разнесены по колонкам — ещё лучше.
- Производителя пишите как удобно: «Макита», «MAKITA» и «Makita» сведутся к одному.
- Категория сводится к справочнику: «УШМ», «болгарка», «углошлифовальная машина» — это одна «Болгарка (УШМ)». Новые категории кабинет создаст сам.
Номера
- Серийный номер — тот, что на шильдике, в отдельной колонке. По нему кабинет ловит дубли: строку с номером, который уже есть в учёте, кабинет по умолчанию пропустит.
- Инвентарный номер — ваша наклейка или бирка, тоже отдельной колонкой.
- «№ п/п» — порядковый номер строки — кабинет не загружает. Если номера 1, 2, 3… в вашей таблице — это на самом деле инвентарные, выберите для колонки «Инвентарный номер».
Места и сотрудники
- Место — одно и то же название везде. «Еловый», «Объект Еловый» и «Еловый на Сунчугашеве» — для кабинета три разных места. Уточнения («на Сунчугашеве», «у бытовки») лучше в заметку.
- Учёт по листам — тоже вариант. Лист «Склад», лист «ЖК Лесной», лист «Еловый»: при загрузке включите «Название листа — это место», и инструмент разложится по местам сам. Колонки на всех листах лучше назвать одинаково.
- Сотрудник — полностью и одинаково. «Иванов И.И.» и «Иванов Иван Иванович» — два разных сотрудника. Если сотрудники уже заведены в кабинете — пишите ФИО так же, как там.
Числа и даты
- Стоимость — за одну штуку. Если в таблице есть и «Цена», и «Сумма» (цена × количество), загружайте цену: колонку с суммой отметьте «Не загружать». Иначе в карточку уйдёт сумма за все штуки. Запись любая: «13 752», «13 752,50», «13,752.00 ₽».
- Количество — целым числом: «4», а не «4 шт. (2 в ремонте)». Пояснения — в заметку.
- Даты — «15.03.2026» или ячейкой с датой в Excel.
- Формулы можно — загрузится результат.
Состояние
Сломанный инструмент отметьте в колонке «Состояние» (или «Ремонт») словами: «сломан», «неисправен», «в ремонте», «брак». Пустая ячейка или «исправен» — исправный.
Перед загрузкой
- Сохраните файл как .xlsx (подойдут и .xls, и .csv).
- До 5 000 строк за раз — больше разбейте на несколько файлов.
- Загрузка ничего не сохраняет, пока вы не нажмёте «Загрузить»: на проверке видно каждую строку и замечания. А если что-то пошло не так — импорт инструментов можно отменить целиком в течение суток.
Читайте дальше