Справка
Веб-кабинет — импорт из Excel
Если учёт уже ведётся в таблице, переносить его по одной карточке не нужно: раздел «Импорт» загружает файл целиком. Инструменты, сотрудники и места загружаются отдельно — переключатель вверху страницы.
Подготовить файл
Подойдёт таблица, которую вы уже ведёте:
- формат — .xlsx, .xls или .csv (в том числе «CSV с разделителями-точками с запятой», который сохраняет русский Excel);
- первая строка — заголовки колонок, дальше по строке на инструмент;
- берётся первый лист книги;
- до 5 000 строк за раз — больше разбейте на несколько файлов.
Нет таблицы под рукой — на странице импорта есть ссылка «скачайте шаблон»: файл с нужными колонками и двумя примерами.
Колонки для инструментов — любые из этих, порядок не важен:
| Колонка | Что в ней | Примеры заголовков, которые узнаются сами |
|---|---|---|
| Название | Как вы называете инструмент | Название, Наименование, Инструмент |
| Категория | Вид инструмента | Категория, Вид, Тип, Группа |
| Производитель | Марка | Производитель, Бренд, Марка |
| Модель | Модель | Модель, Артикул |
| Серийный номер | С шильдика | Серийный номер, С/Н, Зав. номер |
| Инвентарный номер | Ваша наклейка | Инвентарный номер, Инв. №, Бирка |
| Где лежит | Склад, объект, сервис | Место, Объект, Склад |
| У кого | Сотрудник | У кого, Сотрудник, Ответственный |
| Состояние | Сломан или нет | Состояние, Исправность |
| Заметка | Что угодно | Заметка, Примечание, Комментарий |
Обязательно только одно: из строки должно получиться название — либо колонка «Название», либо хотя бы категория, производитель или модель, из которых название соберётся само.
Состояние понимается словами: «сломан», «неисправен», «в ремонте», «брак», «да» или «1» — сломан; всё остальное — исправен.
Сотрудники: ФИО, должность, телефон. Места: название, тип (склад, объект или сервис — по слову в колонке «Тип»), адрес.
Загрузить
- Откройте «Импорт» в меню слева и выберите, что загружаете.
- Перетащите файл в рамку или нажмите «Выбрать файл».
- Сопоставление колонок. Кабинет показывает каждую колонку файла с примерами значений и тем, как он её понял. Поправьте, если ошибся; лишние колонки помечены «Не загружать».
- «Проверить данные». Видно каждую строку и сводку: сколько загрузим, сколько с ошибками пропустим, сколько с предупреждениями, сколько дублей серийных номеров.
- «Загрузить». Идёт полоска прогресса; большой файл грузится частями.
- Итог: сколько загружено и — если что-то не загрузилось — ссылка «Скачать список с причинами».
Что проверяется
| Замечание | Что значит | Что будет |
|---|---|---|
| Нет названия — и не из чего его собрать | Пустая по сути строка | Строку пропустим |
| Серийный номер уже есть в учёте / повторяется в файле | Похоже на дубль | Пропустим, если стоит галочка «Пропустить строки с серийным номером…» — она включена по умолчанию |
| Новая категория будет создана | Такой категории нет ни в общем справочнике, ни у вас | Создадим |
| Места / сотрудника нет — будет создано | В колонке «Где лежит» или «У кого» новое имя | Создадим, если стоит галочка «Создать недостающих сотрудников и места» |
Категории не плодятся. «Болгарка», «УШМ», «углошлифовальная машина» сводятся к «Болгарка (УШМ)», «циркулярка» — к «Дисковая (циркулярная) пила», «сварочный инвертор» — к «Сварочный аппарат». Что свелось, видно в проверке: рядом с категорией серым подписано, как было в файле.
Если галочку «Создать недостающих…» снять, инструмент с незнакомым местом или сотрудником ляжет на основной склад без привязки.
Лимит тарифа
Кабинет проверяет лимит до загрузки, а не на середине. Если строк больше, чем помещается в тариф, он скажет об этом прямо: «К загрузке 80, а по тарифу Free можно добавить ещё 12». Дальше на выбор: выбрать тариф или загрузить первые 12. Молча обрезать файл кабинет не будет.
Ошиблись — отменить
Импорт инструментов можно отменить целиком в течение суток — кнопка «Отменить импорт» на итоговом экране или в списке «Импорты за неделю» на странице импорта. Удалятся инструменты этого импорта, с которыми ещё ничего не делали. Если какой-то уже успели выдать, он останется — кабинет скажет, сколько. После суток лишнее удаляют или списывают по одному.
Сотрудников и места отменой не убрать — их удаляют в справочниках.
Что важно знать
- Фото импортом не переносятся. Добавьте их потом в карточках — с фото инструмент легче узнать на складе.
- Повторный импорт того же файла создаст инструменты ещё раз. Защита есть только по серийному номеру — поэтому, если номера в таблице есть, оставляйте галочку «Пропустить строки с серийным номером…».
- В истории загрузка выглядит одной строкой: «Импорт из файла · 120 инстр.». У каждого инструмента первая запись — «Заведён».
- Импорт доступен владельцу и «Полному доступу».
Частые вопросы
Excel выдаёт «кракозябры» в CSV. Кабинет понимает обе кодировки, в которых русский Excel сохраняет CSV. Если всё же видите странные символы, сохраните файл как .xlsx.
В таблице одна колонка «Наименование» вида «Перфоратор Bosch GBH 2-26». Загрузите как есть — название сохранится целиком. Категорию можно проставить позже разом: отметьте инструменты в списке и нажмите «Изменить поля», см. Несколько инструментов разом.
Учитываем карабины и каски десятками одинаковых. Сейчас каждый предмет — отдельная строка и отдельная карточка, так и загружайте.
Читайте дальше